Wareneingang & Einkaufsrechnung buchen
Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit eCOUNT Dynamics 365 Business Central einen Wareneingang und eine Einkaufsrechnung buchen.
Wareneingang und Eingangsrechnung buchen
Im Bereich Einkauf werden regelmäßig Waren bestellt und geliefert. Mit der Ware erhalten Sie die dazugehörige Einkaufsrechnung, welche gebucht werden muss. Wie einfach diese Schritte mit eCOUNT Dynamics 365 Business Central durchzuführen sind und welche Schritte Sie dafür unternehmen müssen, erklären wir Ihnen in folgendem Tutorial.
Wareneingang
Ist die Ware zur Bestellung eingetroffen, wird diese im System über die Bestellung eingebucht. Dafür rufen Sie im Bereich Einkauf die Übersicht aller Bestellungen auf. Suchen Sie sich nun die zu buchende Bestellung heraus und öffnen diese.
Tipp: Über die Lupe öffnet sich ein Suchfeld, mit dem Sie über verschiedene Parameter die gewünschte Bestellung einfach finden bzw. alle Bestellungen nach Suchbegriffen filtern können.
Details zur Bestellung
Haben Sie die gewünschte Bestellung aufgerufen und geöffnet, sehen Sie alle darin befindlichen Artikel aufgelistet. In der Artikelzeile erfahren Sie wichtige Details zur Lieferung. Abgesehen von Artikelnummer und Artikelbeschreibung erfahren Sie auch den Lagerort, welche Mengen bestellt wurden und natürlich den Preis der jeweiligen Artikel.
Wareneingang buchen
Sind alle Artikel eingetroffen, buchen Sie Ihren Wareneingang. Dafür bedienen Sie in der Navigationsleiste den Button „Buchen“.
TIPP: Sie wollen den Wareneingang buchen und den Beleg auch ausdrucken? In diesem Fall wählen Sie "Buchen und drucken". Nachdem alles eingebucht wurde, öffnet sich automatisch der Beleg und kann gedruckt werden.
Es öffnet sich ein Fenster mit einem Hinweis. Darin werden Sie gefragt, wie Sie weiter mit der Bestellung vorgehen möchten.
Liefern: hier wird die Bestellung ausschließlich geliefert
Fakturieren: die Bestellung wird vor der Lieferung bereits fakturiert
Liefern und Fakturieren: die wohl gängigste Variante, da die Bestellung zuerst geliefert und anschließend die Eingangsrechnung fakturiert wird.
Sonderfall - Teillieferung: Wird nur ein Teil der bestellten Menge geliefert, so tragen Sie diese Menge in das Feld "Menge akt. Lieferung" in der Artikelzeile ein. Es wird beim Buchen der Lieferung dann nur die gewünschte Menge geliefert. Die Restmenge bleibt offen.
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Einkaufsrechnung
Fakturierung
Ist der Wareneingang eingebucht, heißt es die Einkaufsrechnung dazu zu fakturieren. Wie Sie bereits gesehen haben, gibt es dafür mehrere Möglichkeiten. Zum einen kann die Rechnung direkt mit der Bestellung fakturiert werden.
Dies geschieht in der Bestellung, indem Sie die Option „Liefern und Fakturieren“ wählen. Das System liefert nun die Bestellung und erzeugt automatisch eine Einkaufsrechnung auf Basis der Angaben aus der Bestellung. In dieser Einkaufsrechnung werden die gelieferten Artikel gebucht. All das passiert bei eCOUNT Dynamics 365 Business Central im Hintergrund.
Wenn Sie die Variante „zuerst Liefern später Fakturieren“ wählen, ist der Ablauf der automatischen Rechnungserstellung und Buchung der gleiche. Das heißt, Sie rufen die Bestellung auf und wählen lediglich die Option „Fakturierung“. Das System geht wie zuvor vor, indem es im Hintergrund die Rechnung erstellt und diese automatisch bucht.
Einkaufsrechnung manuell erstellen
Erstellen Sie die Einkaufsrechnung lieber manuell, rufen Sie in der Navigation unter Einkauf den Menüpunkt Einkaufsrechnungen auf. Es wird Ihnen eine Übersicht aller nicht gebuchter Einkaufsrechnungen angezeigt.
Wählen Sie nun entweder eine der vorhandenen Rechnungen oder erstellen Sie eine neue Rechnung auf Basis eines Kreditors. Wichtig ist hier natürlich die Eingabe der Rechnungsnummer des Kreditors (Lieferanten).
Haben Sie die Einkaufsrechnung erstellt, gilt es nun die Bestellungen hinzuzufügen. Dafür klicken Sie in der Leiste über den Artikelzeilen unter Zeile und Funktionen auf den Menüpunkt „Wareneingangszeilen abrufen…“. Das System zeigt Ihnen eine Übersicht aller gelieferten Artikel, die jedoch noch nicht fakturiert wurden.
Achten Sie darauf, die richtigen Artikel zu Ihrer Einkaufsrechnung auszuwählen. Haben Sie vom Lieferanten mehrere Bestellungen auf einer Rechnung zusammengefasst, können Sie auch mehrere Bestellungen auf einer Einkaufsrechnung sammeln.
Tipp: Damit Sie nicht jedes Mal erneut die Wareneingangszeile abrufen müssen, um eine Bestellung hinzuzufügen, halten Sie bei der Auswahl die Strg-Taste gedrückt und wählen mehrere Artikel aus.
Sind alle Artikelzeilen hinzugefügt, buchen Sie die Einkaufsrechnung indem Sie in der Navigationsleiste den Button „Buchen“ drücken. Das System bittet Sie um eine Bestätigung. Beantworten Sie diese mit „Ja“, sofern Sie bereit sind die Einkaufsrechnung zu buchen.
Die Rechnung wird vom System gebucht und in die „Gebuchten Einkaufsrechnungen“ verschoben. Sie können sich die Rechnung nun noch anzeigen lassen oder ausdrucken.
Nun haben Sie bereits einen Einblick in das Buchen und Fakturieren von Wareneingängen und Einkaufsrechnungen mit eCOUNT Dynamics 365 Business Central erhalten und kennen die wichtigsten Bereiche.
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