Eingangsrechnungsworkflow - Rechnung im Workflow

Prozesse vereinfachen
mit dem
Eingangsrechnungsworkflow

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Welche Rechnungen müssen noch bezahlt werden? Bei welchen Rechnungen kann ein Skonto abgezogen werden? Sind alle Belege gesammelt?

... am Beispiel erklärt:

Unser Fahrradgeschäft bietet unter anderem Touren an. Eine 8-köpfige Gruppe ist mit Guide unterwegs und kehrt zu Mittag in ein Restaurant ein um sich zu stärken.

Der Guide bezahlt nach dem Essen und erhält dafür den Kassabeleg. Diesen fotografiert er ab und legt ihn über sein Smartphone im DMS ab. Damit gelangt der Beleg direkt in den Eingangsrechnungsworkflow und kann im Unternehmen weiterbearbeitet werden. Der Guide wiederum braucht sich nicht mehr darum zu kümmern.

Lesen Sie das komplette Beispiel um ein Gefühl für die Features von eCOUNT Dynamics 365 zu bekommen.

Vorteile des Workflows mit eCOUNT

Trifft die Rechnung ein, erfolgt die manuelle Ablage im System. Von da an, laufen jegliche Schritte automatisiert. Je nach zugeteilter Rolle findet sich die zu bearbeitende Rechnung im Aufgabenbereich des verantwortlichen Mitarbeiters. Dieser kann nun nach eingehender Prüfung die Rechnung freigeben, zur weiteren Prüfung an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten oder den Workflow abrechen. Abgebrochen wird, wenn wichtige Daten fehlen oder die Rechnung nicht korrekt ausgestellt wurde.

Bei erfolgreicher Prüfung und Genehmigung gelangt die Rechnung in den Aufgabenkorb des Verbuchers. Ist die Rechnung ordentlich verbucht, wandert sie in das elektronische Archiv. Von da aus kann sie je nach Bedarf abgerufen werden.

  • Effizienz
  • Kosteneinsparung
  • Transparenz
  • Visualisierung
  • Geschäftsagilität
  • Datenverfügbarkeit
  • Reduktion der Fehlerquote
  • Mobilität

Der mobile Workflow

Gängige Software wie eCOUNT Dokumentenmanagement bietet vor allem auch Mobilität im Bereich Eingangsrechnungsworkflow an. Das Dokumentenmanagementsystem muss nicht installiert werden. Es läuft auf allen gängigen Browsern und ist somit auch von mobilen Endgeräten aus benutzbar. Rechnungen können von unterwegs über das Smartphone gescannt werden. Im Zuge des Workflows werden diese an das Unternehmen gesendet. Ideal für Außendienstmitarbeiter! Bewirtungsbelege werden sofort an die Reisekostenabrechnung weitergeleitet.

Zudem lassen sich Rechnungsdaten auch von unterwegs abrufen. Was wiederum den Zugang zu Informationen zum Beispiel offener Rechnungen erleichtert.

Sehen Sie sich das Video zum Eingangsrechnungsworkflow an!