Auftragsabwicklung
als Schlüssel zum Erfolg

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Eine professionell gestaltete Auftragsverwaltung kennzeichnet sich anhand von standardisierten Abläufen. Diese wird dabei von der richtigen Software unterstützt.

Software für Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung

Mit der passenden Business Software lassen sich unzählige Schritte der Auftragsverwaltung automatisieren. Dabei sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern verschaffen zusätzlich einen Überblick über das große Ganze.

Insbesondere Startups, EPUs und KMUs besitzen oft nicht die nötigen personellen Ressourcen um sich über eine ausgeklügelte Auftragsabwicklung Gedanken zu machen. Holen Sie sich Unterstützung!

Mit der smarten Business Software von eCOUNT lassen sich Arbeitsabläufe mühelos steuern und kontrollieren.

Umfrangreiche Funktionen der eCOUNT-Palette für Ihre Auftragsabwicklung:

Angebote erstellen mit Business Central

Übersichtliche Verkaufsangebote für Ihre Kunden erstellen und selbst den Überblick über alle Angebote behalten indem Sie Fälligkeiten definieren, Verkaufschancen festlegen und Warenverfügbarkeiten prüfen.

Verkaufsangebote erstellen mit eCOUNT Dynamics 365 Business Central
Verkaufsauftrag erstellen mit eCOUNT Dynamics 365 Business Central

Angebote in Aufträge umwandeln

Hat Ihr Kunde das Angebot angenommen, wandeln Sie es direkt im System in einen Auftrag um. Sämtliche Daten werden dabei automatisch übernommen und vereinfachen Ihnen die Planung zur Auftragsdurchführung. Details zu den Warenverfügbarkeiten zeigen an, ob ausreichend Material auf Lager ist - Reservieren Sie doch gleich die benötigten Mengen an Material!

eCOUNT Dynamics 365 Business Central

Die ERP-Software für eine perfekte Auftrags­abwicklung

Vollversion schon ab € 75,- mtl. erhältlich 

Dokumente übersichtlich ablegen | Eingangsrechnungen bearbeiten

Gezeichnete Angebote, Aufträge, Dokumentationen - mit dem Dokumentenmanagementsystem von eCOUNT legen Sie Akten an und bewahren alle Ihre geschäftsrelevanten Dokumente auf. Komplizierte Suchvorgänge gehören dank Volltextsuche der Vergangenheit an.

Workflows für Eingangsrechnungen und Kassenbelege unterstützen Sie im Einkaufsprozess.

Ansicht PC DMS-Ablage
Einkaufsbestellung mit eCOUNT Dynamics 365 Business Central

Einkäufe verwalten & den Überblick behalten

Nicht genügend Lagerbestand? Automatische Bestellvorgänge erleichtern Ihnen den Wareneinkauf und helfen Ihnen Stehzeiten zu vermeiden. Ist die Bestellung generiert, kann diese direkt über das System an den Lieferanten geschickt werden. 

Bei auftragsbezogenen Bestellungen ordnen Sie die Einkäufe direkt dem Projekt zu. Somit haben Sie Ihre gesamten Kosten immer im Überblick.

Dienstleistungsressourcen optimal verteilen

In eCOUNT Dynamics 365 Business Central lassen sich alle Ihre Mitarbeiter mit den relevanten Daten anlegen. Planen Sie über die Arbeitszeittabelle die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter. So verfolgen Sie ein ideales Zeitmanagement. Auftragsbezogene Arbeitszeiten werden direkt dem Auftrag zugeteilt. Dadurch zeichnet sich bereits vor Leistungsbeginn die Auslastung Ihres Personals ab.

Mitarbeiterübersicht in eCOUNT Dynamics 365 Business Central
eCOUNT Dynamics 365 Business Central - Verkaufsrechnung

Fakturierung des Auftrags

Ist Ihr Auftrag erledigt und vollständig abgenommen, erstellen Sie direkt aus dem Auftrag die Rechnung für Ihren Kunden. Wechseln Sie anschließend in die Finanzen, dann ist auch der buchhalterische Teil direkt erledigt. 

Statistiken einsehen

In jeder Phase der Auftragsabwicklung, ob in der Bestellung, im Angebot, im Auftrag oder schlussendlich bei der Fakturierung bietet Ihnen eCOUNT Dynamics 365 Business Central die Einsicht in die Statistik. So haben Sie die wichtigsten Details immer im Blick.

Um die Statistik aufzurufen, wählen Sie lediglich den Button "Statistik", welcher sich in der Startleiste befindet. 

Business Central - Auftragsstatistik

... am Beispiel erklärt:


Ein Kunde des Fahrradgeschäftes benötigt ein Ersatzteil für sein Fahrrad und den Einbau des Ersatzteils. Im Geschäft ist der Artikel nicht lagernd, sondern muss bei einem Lieferanten bestellt werden. Da es sich um ein seltenes Ersatzteil handelt, bestellt er es zwei Mal. Einmal bei einem Lieferanten in Österreich und einmal in den USA.

Unser Fahrradhändler erstellt ein Angebot für die Ersatzartikel und den Einbau. Das Angebot wird vom Kunden angenommen und daraus ein Auftrag erstellt. Die unterschriebene Beauftragung legt der Unternehmer in seinem Dokumentenmanagementsystem von eCOUNT ab. Er bestellt die Ersatzteile bei den Händlern und generiert eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem eCOUNT Dynamics 365. Dabei nutzt er die Möglichkeit, den Artikel direkt für den Auftrag zu reservieren und ordnet die Bestellung dem Auftrag zu.

Lesen Sie das komplette Beispiel um ein Gefühl für die Features von eCOUNT Dynamics 365 zu bekommen.

Ob im Handel, in der Produktion oder im Dienstleistungsbereich – eine gut organisierte Auftragsabwicklung lohnt sich nicht nur für den Unternehmer selbst, sondern vor allem auch für den Kunden. Oft sind es Mängel in der Auftragsbearbeitung, die zu Missverständnissen, langen Lieferzeiten oder unüberschaubaren Kosten führen.

Was ist Auftragsabwicklung?

In einem Unternehmen gehört die Auftragsabwicklung weitgehend zum Vertrieb. Sie beinhaltet alle organisatorischen Schritte, die in Verbindung mit einem Auftrag des Unternehmens stehen. Der Prozess beginnt also schon mit dem Erstkontakt beim Kunden und erstreckt sich über die Angebotserstellung zur Auftragserteilung bis hin zur Verrechnung des erteilten Auftrags und der Nachbetreuung.


In der Regel arbeiten verschiedene Mitarbeiter an den einzelnen Arbeitsabläufen. Daraus ergeben sich viele Schritte, die eine gute Organisation zur optimalen Durchführung auffordern.

Auftragsabwicklung

Organisiertes Arbeiten mit System

Legt ein Unternehmen großen Wert auf eine gute Organisation in der Auftragsbearbeitung beugt es Fehler, Verzögerungen und Missverständnisse vor. Ziel davon ist es, zusätzliche Kosten und Arbeitsaufwände zu vermeiden sowie im schlimmsten Fall Vertragsstrafen zu entgehen.

Es lohnt sich also, besonderes Augenmerk auf die internen Abläufe zu legen. Gegebenenfalls können diese dann organisiert oder optimiert werden.  

TERMIN

Die Auftragsabwicklung koordiniert Termine. Ausschlaggebend dabei sind die Zuverlässigkeit und die Einhaltung von Terminen. Kommt es dennoch zu Verzögerungen, muss der Kunde zeitnah davon erfahren.

QUALITÄT

Abnahmeprotokolle und eine Überprüfung der Ware bzw. Dienstleistung sind wichtige Merkmale, welche von Qualität zeugen.

KUNDENORIENTIERUNG

Oftmals ist ein Auftrag mit bezahlter Rechnung nicht erledigt, sondern erfordert eine Nachbetreuung. Dies kann zum Beispiel eine Retoure bedeuten oder im Idealfall einen entstehenden Folgeauftrag.

KOSTEN

Auf die richtige Kalkulation kommt es an. Es bedarf ein gewisses Maß an Kontrolle, sodass die Kosten unter dem Verkaufspreis liegen. Dadurch soll eine ausreichend hohe Gewinnspanne bestehen bleiben.

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Eine Software so vielfältig wie die Baubranche, das ist eCOUNT Dynamics 365.

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Anhand dieses Beispiels zeigen wir Ihnen die spielend leichte Bedienung von eCOUNT Dynamics 365.

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