Egal ob kleines Unternehmen oder großer Konzern: Das sichere Aufbewahren von firmenrelevanten Dokumenten bleibt niemandem erspart und muss korrekt durchgeführt werden. Machen Sie es sich leicht - mit eCOUNT Dokumentenverwaltung!
Revisionssicheres Archivieren von Dokumenten
Führen Sie ein Unternehmen, so haben Sie bestimmt schon den Begriff "Revisionssicherheit" gehört. Oftmals wird dieser jedoch missverstanden, weshalb wir Sie im Folgenden gerne aufklären.
Revisionssicherheit bezieht sich auf die Gesetzgebung zur elektronischen Ablage von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Nachdem in den 90er Jahren der Begriff „papierloses Büro“ in aller Munde kam, sah sich der Gesetzgeber dazu veranlasst, Bestimmungen zur Ablage der Dokumente zu unterlassen.
So gewährleistet ein revisionssicheres Archiv unveränderbare Daten, welche nicht verloren gehen und jederzeit wiederauffindbar sind.
Kriterien der Revisionssicherheit:
Innerhalb eines elektronischen Archivs müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente stets ...
wieder auffindbar
sofort verfügbar
sicher
vollständig
ordnungsgemäß
unverändert
reproduzierbar
verlustfrei
... gespeichert und verwaltet werden.
Wie funktioniert eCOUNT Dokumentenverwaltung in Bezug auf Revisionssicherheit?
Sind Sie unterwegs und haben Sie soeben einen Kassabeleg erhalten der archiviert werden muss, so schafft die eCOUNT Dokumentenverwaltung schnell und bequem Abhilfe.
Fotografieren Sie den Beleg einfach ab (OCR-Texterkennung) bzw. wählen Sie ein bereits digitalisiertes Dokument (z.B. PDF) aus, um die Datei unkompliziert der richtigen Kategorie im Dokumentenmanagementsystem zuzuordnen und sicher zu archivieren.
Jedes abgelegte Dokument wird ordnungsgemäß über die Cloud im Rechenzentrum des Softwareparks Hagenberg und unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen gesichert. Über die Suchfunktion in der eCOUNT Dokumentenverwaltung können Sie jederzeit auf das gewünschte Dokument zugreifen und nachvollziehen, wie mit dem Dokument verfahren wurde.
Abgesehen davon ist der Schutz vor Veränderung/Verfälschung gegeben, indem jegliche Art von Bearbeitung des Dokuments anhand von Versionen dokumentiert wird.
Werfen Sie einen Blick auf folgende Beispielbilder der eCOUNT Dokumentenverwaltung. So haben Sie Ihre Dokumente jederzeit bereit, ob im Büro oder unterwegs, und können sich sicher sein, dass diese sicher archiviert sind.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von eCOUNT legen auch Sie revisionssicher ab.
Workflow, Stammdaten, und das revisionssichere Archiv sind nur einige der attraktiven Funktionen der smarten Businesslösung.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Was muss aufbewahrt werden? Welche Fristen gelten wofür? Darf ich digital aufbewahren? Was geschieht bei Nichtaufbewahrung?
Holen Sie sich die Antworten auf diese Fragen!
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