(1) Der Unternehmer hat seine Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihm gemäß § 190 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sieben Jahre lang geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. (2) Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahrs an, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden ist.
212 UGB Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist
Belege, Buchhaltungsunterlagen, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen aller Arten… alles in allem so einiges an Papier, welches sich in einem Unternehmen ansammelt. Gut verpackt in farblich abgestimmten Ordnern, fein säuberlich beschriftet, fristet es sein Dasein im Archiv. Aber wie lange? Und was genau muss aufbewahrt werden und vor allem in welcher Form?
Fristen
Grundsätzlich gilt in Österreich für alle Geschäftspapiere, wie Buchhaltungsunterlagen, Belege, Aufzeichnungen und Aufstellungen eine Aufbewahrungsfrist. Rechnungen zum Beispiel, müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgte bzw. die Verbuchung stattgefunden hat.
Diese berühmten 7 Jahre gelten jedoch nicht für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente. In einigen Ausnahmen bedarf es einer längeren Aufbewahrung:
| 7 Jahre | Belege |
| Buchhaltungsunterlagen | |
| Geschäftspapiere, sonstige Aufzeichnungen | |
| Aufstellung der Einnahmen/Ausgaben | |
| 12 bis 22 Jahre | Aufzeichnungen und Unterlagen betreffend Grundstücke; für bestimmte Grundstücke bis zu 22 Jahre. |
| Ausnahmen | Unterlagen, welche zu einem gerichtlichen oder behördlichen Verfahren gehören |
| bzw. Unterlagen zu einem anhängigen Berufungsverfahren müssen für die gesamte Dauer des Verfahrens aufbewahrt werden. | |
| Unabhängig davon, ob die reguläre Frist schon abgelaufen wäre. |
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Papier
Gemäß dem Gesetz ist jeder Unternehmer verpflichtet, Unterlagen innerhalb festgelegter Fristen aufzubewahren. Diese Unterlagen können Buchungsbelege, Rechnungen oder sonstige Geschäftsunterlagen sein. Wichtig dabei ist, dass die Unterlagen in Originalform aufbewahrt werden. Sie dienen gegebenenfalls der Dokumentation und der Beweissicherung bei Buchprüfungen oder rechtlichen Angelegenheiten.
Digital
Immer häufiger steigen Unternehmer vom Papierarchiv auf das digitale Archiv um. Wer mit der Zeit geht, kommt an der Digitalisierung seiner Daten nicht vorbei. Und dabei spielt der Kostenfaktor natürlich eine große Rolle. Einer von vielen Vorteilen, seine Unterlagen digital aufzubewahren.
- Einsparung/Kostensenkung
- Transparenz
- Produktivitätssteigerung
- Umweltschutz
Was ist bei digitaler Aufbewahrung zu beachten?
Zuerst gilt es die passende Software zu finden. Gute Archivierungssoftware muss auf jeden Fall der gesetzlichen Grundlage zur digitalen Archivierung unterliegen. Das heißt, die Archivierung muss revisionssicher sein.
TIPP: revisionssicher archivieren mit dem Dokumentenmanagementsystem eCOUNT Dokumentenverwaltung.
Was geschieht bei Nichtaufbewahrung?
Wird es verabsäumt, aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege, Bücher, Aufzeichnungen, etc. aufzubewahren, kann es zu einer Schätzungsbefugnis laut § 184 BAO kommen.
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