Visitenkarten, Dokumente, Belege – wenn auch bereits digitalisiert und archiviert gestaltet sich die Suche danach oft schwierig. Der Dateiname ist oft der Schlüssel zum Sucherfolg, eine gut angelegte Archivstruktur der Weg dorthin.
Und genau an dieser Stelle kommt OCR ins Spiel - Optical Character Recognition
Was ist OCR?
Bei Optical Character Recognition handelt es sich - wie der Name schon sagt - um eine automatisierte Texterkennung aus Bildern. Stellen Sie sich vor, Sie scannen ein Dokument ein, der Scanner erzeugt ein genaues Abbild des Dokuments. OCR ist eine Software, welche gleichzeitig im Hintergrund arbeitet und aus dem gescannten Bild Informationen ausliest und diese in Zeichen umsetzt. Also den Text erkennt und verarbeitet, sodass die Informationen darin abgespeichert werden und vor allem auch abgerufen werden können.
OCR und Dokumentenmanagement
Angenommen Sie sind stolzer Verwender eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und bekommen beim Netzwerken eine Visitenkarte von Geschäftspartnern oder potentiellen Kunden. Alles was Sie tun müssen, ist die Karte mit dem mobilen Gerät abzufotografieren und im DMS abzulegen. Mit der OCR-Technologie werden jegliche Informationen eingelesen und umgewandelt, sodass Sie jederzeit mit der Volltextsuche abrufbar sind.
Ein besonderes Feature von eCOUNT Dokumentenverwaltung ist der Invoice Reader. Seine Funktion ist das Einlesen der Rechnungsdetails, basierend auf der OCR-Technologie.
Wird eine Rechnung in unserem Dokumentenmanagementsystem abgelegt, so liest der Invoice Reader folgende Details aus
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Lieferant (sofern in den Stammdaten hinterlegt)
Netto- und Bruttobeträge
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Was ist ein DMS (Dokumenten-Management-System)?
Erfahren Sie hier, um was es sich bei einem DMS in Verbindung mit der Cloud handelt.
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