Wie der Name schon sagt, handelt es sich beim DMS – Dokumentenmanagementsystem um ein elektronisches System zum Managen von Dokumenten. Zur Verwendung kommt es im gewerblichen Bereich – in kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen, sowie in etwas anderer Form im privaten Bereich.
Aber, was ist DMS?
E-Mails, Belege, Dateien, Dokumente – tagtäglich sind wir damit konfrontiert uns Gedanken darüber zu machen, wo und wie wir die Menge an Daten schlau verwalten und ablegen. Am besten so, dass wir jederzeit und von überall darauf zugreifen können.
Und genau zu diesem Zeitpunkt kommt die DMS-Software ins Spiel.
„Der echte Vorteil des digitalen Wandels ist nicht das Ablegen von Zetteln in einem Dokumentenmanagementsystem, sondern die digitale Abbildung der dazugehörigen Prozesse, Abläufe und Schnittstellen.“ M. Schönbauer - Projektleiter bei eCOUNT
Wozu braucht man Dokumentenmanagement?
… um dunklen, staubigen Archiven zu entfliehen.
Moderne Arbeitsformen wollen wir leben, alltägliche Arbeitsprozesse werden nachhaltig optimiert - Workflows geschaffen, mit dem Ziel flexibel und mobil zu sein. Einfach ONLINE!
Wie funktioniert ein DMS & was hat eCOUNT damit zu tun?
Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Termin bei einem Kunden um ein gelegtes Angebot zu besprechen. Was nehmen Sie mit? Das Angebot in Papierform? Ihr Notebook? Ihr Mobiltelefon?
Die Zugänge zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem von eCOUNT – mehr benötigen Sie nicht. Während des Termins rufen Sie das Angebot im Archiv des DMS-Systems auf, nehmen gegebenenfalls Änderungen vor und speichern diese direkt im System als neue Version. Kommt es zur Vertragsunterzeichnung legen Sie doch den Vertrag direkt im System ab und leiten diesen direkt über die Software an die beteiligten Kollegen und Kolleginnen weiter.
Angenommen Sie laden den Kunden im Anschluss zum Essen in ein Restaurant ein, fotografieren Sie den Beleg ab anstatt ihn mitzunehmen und geben diesen direkt im Workflow zur Bearbeitung als Eingangsrechnung frei.
Welche Vorteile bringt es?
Sie sind fortan papierlos unterwegs, sparen damit wertvolle Zeit und senken die Kosten. Innerhalb kürzester Zeit verbessern Sie die Transparenz und erhöhen vor allem die Produktivität.
Immer relevanter wird der Begriff „Cloud-Computing“, nicht nur im alltäglichen Leben, auch im DMS-Bereich hat sich die Cloud etabliert und immer mehr Firmen verlagern ihr Archiv in die Cloud.
Wie sicher ist ein Cloud-DMS?
Modernste Technologien wie HTTPS (wird auch im Online-Banking Bereich angewendet) gewährleisten die Sicherheit der Daten in der Cloud. Gerade im Bereich Archivierung unterliegen DMS-Systeme den Gesetzen der revisionssicheren Archivierung, ob On-Premises oder als SaaS (Software as a Service).
Warum soll die Ablage in die Cloud?
Weil Sie direkt loslegen können.
Es muss nicht zuerst ein Server bereitgestellt, eine Software installiert werden. Sie melden sich an und nutzen ihr Cloud-DMS sofort. Sparen Sie Lizenzkosten!
Dokumentenmanagement
Das Cloud-DMS für revisionssicheres Archivieren, effizienteres Suchen und Finden, kurz gesagt: optimierte Workflows.
ab € 45.- mtl. im Jahresabo
Funktionsübersicht eCOUNT Dokumentenverwaltung
Workflow, Stammdaten, und das revisionssichere Archiv sind nur einige der attraktiven Funktionen der smarten Businesslösung.
DMS im Arbeitsalltag
Sie fragen sich, wie ein Cloud DMS Ihren Geschäftsalltag unterstützt? Wir zeigen es Ihnen anhand von einem praxisorientierten Beispiel.
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Glossar zu Dokumentenmanagement
Archivierung/Archiv
Aufbewahrung / Ort der Aufbewahrung
Cloud
die „Wolke“, wird verwendet um die Bereitstellung von IT-Infrastruktur im Internet zu beschreiben
Datensicherung
Daten werden kopiert (gesichert), um sie im Falle eines Verlustes wieder herstellen zu können
Digitales Archiv
Aufbewahrung von Daten in digitaler Form, also am PC/Festplatte/Server, etc.
ECM (Enterprise Content Management)
gleicht in erster Linie dem DMS, unterscheidet sich aber insofern, dass nicht nur archiviert und verwaltet wird, sondern auch bearbeitet werden kann.
HTTPS
Hyper-Text-Transform-Protocol-Secure, Kommunikationsprotokoll zur Transportverschlüsselung im Internet
Revisionssicher
definiert die gesetzliche Aufbewahrung von digitalen Dokumenten
Workflow
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Belege & Dokumente
Effizientes Management von Belegen & Dokumenten aller Art mittels Dokumentenmanagementsystem.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Was muss aufbewahrt werden? Welche Fristen gelten wofür? Darf ich digital aufbewahren? Was geschieht bei Nichtaufbewahrung?
