DMS (Dokumenten-Management-System) im Arbeitsalltag
eCOUNT Dokumentenverwaltung leben & verstehen
Wissen Sie, wo Sie all Ihre Belege abgelegt haben? Wissen Sie, wann welche Rechnungen bezahlt werden müssen? Bringen Sie Ordnung in Ihr Unternehmen!
Das Dokumentenmanagementsystem von eCOUNT hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer Geschäftsdokumente. Von der Ablage, über Workflows bis hin zum einfachen Finden abgelegter Dokumente strukturieren Sie Ihre Unternehmenspapiere, optimieren Sie Ihre Prozesse und tragen damit einen Großteil zum Unternehmenserfolg bei.
Wir zeigen Ihnen WIE
Lernen Sie die wichtigsten Funktionen der eCOUNT Dokumentenverwaltung anhand von praxisnahen Beispielen kennen. Welche Vorteile sich aus der Verwendung des cloudbasierten Dokumentenmanagements ergeben, um Sie im Geschäftsalltag zu unterstützen.
Die Ausgangssituation
- Fahrradhändler mit kleinem Geschäft
- Verkauf, Verleih, Reparaturen, Touren
- 2 Mitarbeiter
Das Problem
... eine Menge Papier. Viele Lieferanten bedeuten viele Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Verträge. Kundenanfragen kommen per E-Mail, wurden bislang ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Tour Guides bringen zerknüllte Kassabelege von geführten Touren mit. Alles in allem ein kaum überschaubares Papierchaos.
Die Anforderungen
- Fertiges System
- Keine Lizenzkosten
- Wartungsfrei
- Standortunabhängig
- Gesetzeskonform
- Revisionssicher
- Datenschutz
- Überschaubarer Kostenfaktor
Bei eCOUNT findet er die für ihn passende Lösung, ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), zum fairen Preis und Aufbewahrung der Daten im österreichischen Rechenzentrum. Er testet die Software und bestellt diese im Anschluss an die 30-tägige Testphase.
Praxisorientierte DMS-Beispiele
verstehen & anwenden
Anschauliche Beispiele des Dokumenten-Management-Systems
Einstellungen | Prozesse & Benutzerrollen definieren
Vor der ersten Verwendung von eCOUNT Dokumentenverwaltung nimmt der Geschäftsführer die wichtigsten Einstellungen im System vor. Hierzu wählt er seine Mandantenkachel aus, unter der er angemeldet ist und öffnet diese.
Alle Informationen zu seinem Mandanten sind darin gespeichert und bieten ihm einen strukturierten Gesamtüberblick der archivierten Dokumente, sobald diese in der Software abgelegt werden. Zusätzlich können die Workfloweinstellungen bezüglich Eingangsrechnungen, Kassabelege, Bankbelege und sonstigen Buchhaltungsbelegen angepasst werden. Hierbei ist besonders darauf zu achten, die erforderlichen Schritte (Ablehnung, Erfassung, Freigabe und Genehmigung) für die einzelnen Bereiche im Prozess korrekt ausgewählt werden.
Nun fehlt nur noch die Zuweisung der Benutzerrollen und deren Berechtigungen. Im Standardsystem von eCOUNT Dokumentenverwaltung sind die Rollen "Freigeber", "Genehmiger" sowie "Verbucher" vordefiniert. Sobald er diese Anpassungen vorgenommen hat sind die Grundeinstellungen abgeschlossen.
Digitale Ablage | Papierlos im Arbeitsalltag
Der erste Kunde kommt ins Geschäft und bittet um eine Reparatur seines Rennfahrrads. Der Mitarbeiter begutachtet das Fahrrad und stellt fest, dass ein Ersatzteil eingebaut werden muss. Er öffnet sein Warenwirtschaftssystem und bemerkt, dass er das benötigte Teil nicht auf Lager hat und bestellt dieses nach.
Ein paar Tage später erhält er die Ware sowie den dazugehörigen Lieferschein und die Eingangsrechnung des Lieferanten. Der Mitarbeiter scannt beide Papiere und legt sie schließlich im Cloud-Dokumenten-Management-System ab. Dabei trägt der Mitarbeiter alle erforderlichen Eigenschaften ein und leitet die Eingangsrechnung zur weiteren Freigabe an den Buchhalter weiter. Dieser ist dazu berechtigt die Datei direkt im System einzusehen, zu kontrollieren und verbuchen.
Der Status eines Dokuments ist jederzeit ersichtlich. Rot gekennzeichnet sind jene Dateien, die in Bearbeitung sind. Grün stellt den Status Freigabe dar.
Intuitive Funktionen
für eine strukturierte Dokumentenverwaltung
Stammdatenverwaltung | Optimaler Überblick
Aufgrund von unzumutbaren Preiserhöhungen hat sich das Fahrradunternehmen dazu entschlossen, einen seiner Lieferanten durch einen günstigeren Anbieter zu ersetzen. Um diese Änderung im System festzuhalten, öffnet der Mitarbeiter die Kachel "Stammdatenverwaltung" in eCOUNT Dokumentenverwaltung. Nun liegen ihm Kostenstellen, Konten, Kostenträger und der benötigte Lieferantenbereich vor. Jenen Lieferanten, der nicht weiter beauftragt wird, entfernt er mithilfe des - Symbols. Um den neuen Kreditor anzulegen, wählt er das + Symbol aus, füllt alle erforderlichen Angaben aus und speichert die Informationen.
Dadurch werden die Indexdaten auf beispielsweise einer Eingangsrechnung dieses Lieferanten einfacher erkannt und validiert, wodurch sich die Mitarbeiter langfristig merklich Zeit und manuelle Eingaben ersparen.
Aktenbildung | Archivierte Dokumente organisieren
Seit einigen Tagen ist der Mitarbeiter mit einem potenziellen Kunden per E-Mail in Kontakt. Dieser möchte gerne ein neues Fahrrad für sein Kind kaufen und informiert sich über verschiedene Angebote der Firma. Den gesamten Schriftverkehr sowie die erstellten Angebote legt der Mitarbeiter in einer Kundenakte ab. Diese fügt er anschließend als Favoriten hinzu, um stets sämtliche Informationen ohne Suchaufwand parat zu haben. Dank der Aktenbildung ist auch sein Kollege im Nu informiert, falls er die Konversation und weitere Abwicklung übernehmen muss.
Funktionsübersicht eCOUNT Dokumentenverwaltung
Workflow, Stammdaten, und das revisionssichere Archiv sind nur einige der attraktiven Funktionen der smarten Businesslösung.
Dokumentenmanagement
Das Cloud-DMS für revisionssicheres Archivieren, effizienteres Suchen und Finden, kurz gesagt: optimierte Workflows.
ab € 25.-
mtl. im Jahresabo
DMS für kleine Unternehmen
Steigerung der Workflow-Effizienz, Kosteneinsparungen, Sicherheit und Datenschutz sind nur einige der Faktoren, welche das eCOUNT Dokumentenverwaltung für KMU mit sich bringt.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Was muss aufbewahrt werden? Welche Fristen gelten wofür? Darf ich digital aufbewahren? Was geschieht bei Nichtaufbewahrung?
Holen Sie sich die Antworten auf diese Fragen!