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Praktische Tipps für die selbstständige Durchführung der Buchhaltung

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Was Sie wissen müssen

Jedes Unternehmen muss jährlich eine Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Ab einem jährlichen Umsatz von mehr als 700.000,- EUR sind Sie bilanzierungspflichtig. Sie müssen Ihren Gewinn auf Grundlage einer ordnungsgemäßen doppelten Buchführung ermitteln. Liegen Sie darunter oder sind Sie sog. Freiberufler, können Sie Ihren Jahresgewinn mit der einfachen Buchführung errechnen. Kapitalgesellschaften sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Bei der einfachen Buchführung genügt es, die Einnahmen und Ausgaben in der „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ (EÜR) gegenüber zu stellen. Daraus ergibt sich der Jahresgewinn (oder Verlust), welcher in der Einkommensteuererklärung als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit oder als Einkünfte aus Gewerbebetrieb vermerkt wird.

Hier finden Sie eine Übersicht der vier verschiedenen Arten der selbstständigen Erwerbstätigkeit.

Vorteile der einfachen Buchführung

Erstens nimmt die einfache Buchführung die Komplexität aus der Buchhaltung. Bezahlte Eingangsrechnungen werden auf der Ausgabenseite vermerkt und eingehende Zahlungen auf der Seite der Einnahmen. Zweitens kann man die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) größtenteils ohne die Hilfe eines Steuerberaters erstellen, wodurch man Geld spart. Drittens wirken sich bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Einnahmen erst dann steuerlich aus, wenn sie dem Unternehmen tatsächlich zugegangen sind.


Nächster Schritt: (Rechnungs-) Belege erstellen und sammeln

Jeder Unternehmer muss Rechnungen stellen und diese aufbewahren. Am besten tun Sie das elektronisch mithilfe der Business Software von eCOUNT

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Erklärungen an das Finanzamt

Das Finanzamt benötigt zur Berechnung der Steuerschuld folgende Unterlagen:

  • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (im Falle einer Überprüfung vorzuzeigen)
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung (über das Jahr verteilt)
  • Umsatzsteuererklärung (im Folgejahr abzugeben)
  • Einkommensteuererklärung

Welche Unternehmen sind nach UGB rechnungslegungspflichtig?

Die steuerliche Buchführungspflicht kann aus dem Unternehmensgesetzbuch (§ 189 UGB) sowie der Bundesabgabenordnung (§ 124/125 BAO) entnommen werden.

Überschreiten Einzelunternehmen und Personengesellschaften (mit natürlichen Personen als unbeschränkt Haftende) - ausgenommen freie Berufe sowie Land- und Forstwirte - die Umsatzschwellenwerte (s. Tabelle), so tritt die Rechnungslegungspflicht ein. Grundsätzlich gilt, dass hierfür der Umsatzschwellenwert zweimal hintereinander überschritten wurde. Der Rechnungslegungspflicht ist nach Ablauf eines Pufferjahres im übernächsten Wirtschaftsjahr nachzukommen.

Im Falle eines qualifizierten Umsatzschwellenwertes tritt die Rechnungslegungspflicht bereits bei einmaligem Überschreiten ohne Pufferjahr ein (ab dem nächstfolgenden Geschäftsjahr).

Umsatzschwellenwert

Qualifizierter Umsatzschwellenwert

EUR 700.000 EUR 1.000.000
Rechnungslegungspflicht  tritt ein bei zweimaliger, aufeinanderfolgender Überschreitung bei einmaliger Überschreitung
ab wann? nach einem Pufferjahr ohne Pufferjahr bereits ab Folgejahr
Beispiele Umsätze 2017 und 2018: jeweils EUR 750.000
Rechnungslegungspflicht ab 2020
Umsatz 2019: EUR 1.050.000
Rechnungslegungspflicht ab 2020

Quelle: Unternehmensservice Portal (2020)

Wann entfällt eine bestehende Rechnungslegungspflicht?

Hierfür muss der Umsatzschwellenwert grundsätzlich ebenfalls zweimal unterschritten werden. Wurde der Schwellenwert beispielsweise 2018 und 2019 unterschritten, so entfällt die Buchführungspflicht bereits ab 2020.

Umsatzsteuer

Das Finanzamt will wissen, wie viel Umsatzsteuer (USt) Sie mit Ihren Ausgangsrechnungen eingenommen und wie viel Vorsteuer Sie für Eingangsrechnungen bezahlt haben. Überwiegt die Umsatzsteuer eines Jahres der bezahlten Vorsteuer, ist die Differenz zu Beginn des Folgejahres zu bezahlen.

Icon - Information

Umsatzsteuer (Entgelt x Steuersatz)
- abziehbare Vorsteuer
= Zahllast/Gutschrift

Das könnte unter Umständen ein großer Betrag sein. Um diese Einmal-Zahlung etwas auf das Jahr zu verteilen, gibt es die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA), eine Art Anzahlung für die Umsatzsteuererklärung, die monatlich oder quartalsweise erfolgen kann. Zu Beginn des Folgejahres ist dann die restliche Umsatzsteuer fällig. In den ersten zwei Jahren muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung übrigens monatlich abgegeben werden. Danach ist die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres ausschlaggebend.

Weitere Details zur Umsatzsteuervoranmeldung finden Sie auf der Seite der WKO.

 Wenn die Einkommensteuererklärung fällig wird…

… suchen Sie am besten Rat bei einem Steuerberater. Zumindest beim ersten Mal. Dieser kann Ihnen den einen oder anderen Tipp verraten, wie Sie Steuern sparen. Wir empfehlen hier die Steuerexperten der COUNT IT TAX