Cloud Computing hat die Arbeitsweise in Bezug auf Dokumentenablage revolutioniert. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen bei der Digitalisierung, Archivierung, Automatisierung und Kategorisierung und senken zudem die Kosten eines Unternehmens in vielerlei Hinsicht.

Dokumente werden nicht mehr in Papierform, sondern hauptsächlich digital abgelegt und erfüllen zudem auch noch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

5 Cloud DMS Lösungen
Vergleich und Testergebnisse im Überblick

eCOUNT DMS

foxdox

DocuWare

Fabasoft Cloud

Amagno

Testzugang

Online

 30 Tage 

Voller Funktionsumfang

Online 

30 Tage

Voller

 Funktionsumfang

Online 

30 Tage

 Voller Funktionsumfang

Online

 14 Tage 

Eingeschränkter 

Funktionsumfang

Online 

30 Tage

 Voller 

Funktionsumfang,

Installation

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Clientsoftware muss installiert werden

Dokumentation

Online Tutorials
Download Handbuch

Online Tutorials

Onlinehilfe
Online Tutorials

 Onlinehilfe

Online Tutorials

Download Handbuch

Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import

Importdialog 

Ja

Ja, durch Zusatz-App

Ja, durch Zusatz-App

Importdialog

Ja

Nein

 Nein

Importdialog 

Ja

Ja, durch Zusatz-App 

Ja, durch Zusatz-App

Importdialog 

Ja, mit Webclient

Nein

 Nein

Importdialog 

Ja

 Ja, da kein Onlineclient

 Ja, da kein Onlineclient

Ordnerstruktur

Automatische Ordnerbildung

Ordnerstruktur, anpassbar

Ordnerstruktur, anpassbar

Ordnerstruktur kann erstellt werden

Ordnerstruktur, erweiterbar.  Zusammenführen durch "Magnete"

Dokumentarten

Vorgegeben

Vorgegeben

Vorgegeben, erweiterbar

Nicht angegeben

Vorgegeben, erweiterbar

Workflow Abbildung Geschäftsprozesse

Vorgegebener Workflow, anpassbar

Vorgegebener Workflow

Workflow Manager

Ab Enterprise-Version verfügbar, änderbar

Vorhanden, änderbar mit digitalem Stempel und Magneten

Versionierung

Ja

 Ja

Ja

Ja

Versionierung & Versionsvergleich

Texterkennung

Vorhanden

Vorhanden

Vorhanden

Nicht angegeben

Vorhanden

Speicherort der Daten

Rechenzentrum in AT
Eigene IT möglich

Rechenzentrum in DE
Eigene IT möglich

Rechenzentrum in DE
Eigene IT möglich

Auswahl: Cloud AT, DE oder CH
Eigene IT möglich

Rechenzentrum in DE

Datenübertragung

Verschlüsselt

Verschlüsselt

Verschlüsselt

Verschlüsselt

Verschlüsselt

Datenablage

Optional erhältlich

Verschlüsselt

Verschlüsselt

Optional erhältlich

 Verschlüsselt

Lizenzmodelle

Finanz: 

€ 45,-/M  

Pro Benutzer im 

Jahresabo

Light: eingeschränkte Funktionalität. Ideal zum Ausprobieren  0,00 €  

Business: Kernfunktionen für sicheres File-Sharing  € 10,-/M 

  DMS: rechtskonforme Dokumentenablage. Ideal für KMUs und Einzelunternehmer  € 25,-/M  Pro Benutzer im Jahresabo

Flex: individuell skalierbar  

Professional: mittelständische Unternehmen 

 Enterprise: große Unternehmen  

Preis auf Anfrage

Professional: kleine Unternehmen
€ 15,-/M  

Enterprise: mittel bis große Unternehmen
€ 25,-/M  

Superior: maßgeschneiderte Lösungen
€ 75,-/M

Business Cloud:  

Eine Mindestabnahme liegt bei 3 Lizenzen mit einer Laufzeit von 12 Monaten.
Der Lizenzpreis schwankt zwischen € 17,- und € 39,-

eCOUNT DMS

Testzugang:

Online

 30 Tage 

Voller Funktionsumfang

Installation:

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Dokumentation:

Online Tutorials
Download Handbuch

Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import:

Importdialog 

Ja

Ja, durch Zusatz-App

Ja, durch Zusatz-App

Ordnerstruktur:

Automatische Ordnerbildung

Dokumentarten:

Vorgegeben

Workflow Abbildung Geschäftsprozesse:

Vorgegebener Workflow, anpassbar

Versionierung:

Ja

Texterkennung:

Vorhanden

Speicherort der Daten:

Rechenzentrum in AT
Eigene IT möglich

Datenübertragung:

Verschlüsselt

Datenablage:

Optional erhältlich

Lizenzmodelle:

Finanz: 

€ 45,-/M  

Pro Benutzer im 

Jahresabo

Produkt-URL:

foxdox

Testzugang:

Online 

30 Tage

Voller

 Funktionsumfang

Installation:

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Dokumentation:

Online Tutorials

Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import:

Importdialog

Ja

Nein

 Nein

Ordnerstruktur:

Ordnerstruktur, anpassbar

Dokumentarten:

Vorgegeben

Workflow Abbildung Geschäftsprozesse:

Vorgegebener Workflow

Versionierung:

 Ja

Texterkennung:

Vorhanden

Speicherort der Daten:

Rechenzentrum in DE
Eigene IT möglich

Datenübertragung:

Verschlüsselt

Datenablage:

Verschlüsselt

Lizenzmodelle:

Light: eingeschränkte Funktionalität. Ideal zum Ausprobieren  0,00 €  

Business: Kernfunktionen für sicheres File-Sharing  € 10,-/M 

  DMS: rechtskonforme Dokumentenablage. Ideal für KMUs und Einzelunternehmer  € 25,-/M  Pro Benutzer im Jahresabo

Produkt-URL:

DocuWare

Testzugang:

Online 

30 Tage

 Voller Funktionsumfang

Installation:

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Dokumentation:

Onlinehilfe
Online Tutorials

Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import:

Importdialog 

Ja

Ja, durch Zusatz-App 

Ja, durch Zusatz-App

Ordnerstruktur:

Ordnerstruktur, anpassbar

Dokumentarten:

Vorgegeben, erweiterbar

Workflow Abbildung Geschäftsprozesse:

Workflow Manager

Versionierung:

Ja

Texterkennung:

Vorhanden

Speicherort der Daten:

Rechenzentrum in DE
Eigene IT möglich

Datenübertragung:

Verschlüsselt

Datenablage:

Verschlüsselt

Lizenzmodelle:

Flex: individuell skalierbar  

Professional: mittelständische Unternehmen 

 Enterprise: große Unternehmen  

Preis auf Anfrage

Produkt-URL:

Fabasoft Cloud

Testzugang:

Online

 14 Tage 

Eingeschränkter 

Funktionsumfang

Installation:

Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

Dokumentation:

 Onlinehilfe

Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import:

Importdialog 

Ja, mit Webclient

Nein

 Nein

Ordnerstruktur:

Ordnerstruktur kann erstellt werden

Dokumentarten:

Nicht angegeben

Workflow Abbildung Geschäftsprozesse:

Ab Enterprise-Version verfügbar, änderbar

Versionierung:

Ja

Texterkennung:

Nicht angegeben

Speicherort der Daten:

Auswahl: Cloud AT, DE oder CH
Eigene IT möglich

Datenübertragung:

Verschlüsselt

Datenablage:

Optional erhältlich

Lizenzmodelle:

Professional: kleine Unternehmen
€ 15,-/M  

Enterprise: mittel bis große Unternehmen
€ 25,-/M  

Superior: maßgeschneiderte Lösungen
€ 75,-/M

Produkt-URL:

Amagno

Testzugang:

Online 

30 Tage

 Voller 

Funktionsumfang,

Installation:

Clientsoftware muss installiert werden

Dokumentation:

Online Tutorials

Download Handbuch

Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import:

Importdialog 

Ja

 Ja, da kein Onlineclient

 Ja, da kein Onlineclient

Ordnerstruktur:

Ordnerstruktur, erweiterbar.  Zusammenführen durch "Magnete"

Dokumentarten:

Vorgegeben, erweiterbar

Workflow Abbildung Geschäftsprozesse:

Vorhanden, änderbar mit digitalem Stempel und Magneten

Versionierung:

Versionierung & Versionsvergleich

Texterkennung:

Vorhanden

Speicherort der Daten:

Rechenzentrum in DE

Datenübertragung:

Verschlüsselt

Datenablage:

 Verschlüsselt

Lizenzmodelle:

Business Cloud:  

Eine Mindestabnahme liegt bei 3 Lizenzen mit einer Laufzeit von 12 Monaten.
Der Lizenzpreis schwankt zwischen € 17,- und € 39,-

Produkt-URL:

Bitte beachten Sie, dass sich Preise und Inhalte der verschiedenen Modelle jederzeit ändern können. Unser Vergleich bezieht sich auf die Daten mit Stand Mai 2023.



Resümee zum Vergleich

eCOUNT Dokumentenverwaltung

Das Produkt eCOUNT Dokumentenverwaltung wurde von der COUNT IT Group gemeinsam mit d.velop entwickelt. Besonders sticht hier die automatische Aktenbildung und die Vielzahl an bestehenden Geschäftsprozessen hervor. Der Anwender braucht sich keinerlei Gedanken mehr über bestehende Ordnerstrukturen zu machen. eCOUNT Dokumentenverwaltung löst sich vollends von der vom Benutzer zu verwaltenden strukturierten Ablage. Dies geschieht ganz im Hintergrund. Noch nicht durch den Standard abgedeckte Geschäftsfälle bzw. Betriebsprozesse können ganz nach Kundenwunsch nachgebildet werden.  Der Testzugang enthält den vollen Funktionsumfang, wodurch sich der Interessierte einen realen Gesamtüberblick über das System verschaffen kann.

Der Standort in Hagenberg weist sich als besonders nützlich für die Bedienung des oberösterreichischen Marktes, im speziellen dem Mühlviertler Raum wie auch den Zentralraum.

foxdox

Foxdox konzentriert sich mit den beiden Geschäftsmodellen zum einen auf File-Sharing an sich, zum Anderen auf Dokumentenmanagement für Klein u. Mittelunternehmer ebenso wie auf Einzelunternehmer.

Leider steht bei Foxdox mit einem Testzugang nur eine eingeschränkte Funktionalität zur Verfügung, bei einer vollwertigen Lizenz kann aber davon ausgegangen werden dass alle relevanten Aktionen ausgeführt werden können. Foxdox bietet hier eine strukturierte Ablage nach Ordnern, die über die Weboberfläche geändert werden kann, auch eine Klassifizierung nach vorgegebenen Dokumentenarten und vorgegebenen Eigenschaften.

DocuWare

Der Webclient bietet bereits im Standard eine komfortable und funktionsreiche Oberfläche für den Benutzer. Besonders positiv sticht hier das One-Klick-Indexing heraus, bei dem noch nicht befüllte Indexfelder nach der Texterkennung manuell auf einfache Weise nachbefüllt werden können. Dazu braucht nur mehr auf das gewünschte Wort geklickt und nichts mehr getippt werden. Weiters können, bequem über die Oberfläche, bei Bedarf Desktop Apps auf dem gerade verwendeten Gerät installiert werden. Der Workflow Manager ist sehr intuitiv gestaltet und kann ganz einfach auch von Benutzern (fast) ohne Programmierkenntnisse bedient werden. Somit können schnell fehlende Geschäftsprozesse durch neue Workflows abgebildet werden. Die Benutzerverwaltung kann ebenso über eine Website gewartet werden, so wie viele andere Einstellungen auch.

FabaSoft Cloud

Die FabaSoft Cloud deckt mit ihren Geschäftsmodellen die Ansprüche von kleinen bis großen Unternehmen ab. Die Professional Version kann kostenlos für 14 Tage getestet werden, enthält aber leider nicht den vollständigen Funktionsumfang. So gibt es hier ab der Enterprise Version den Workflow für die Abbildung verschiedener Geschäftsprozesse. Die Cloud setzt zudem stark auf die Zusammenarbeit und Austausch von Dokumenten zwischen Geschäftspartnern mit Hilfe von sogenannten "Öffentlichen Links".

Amagno

Für die Amagno Cloud ist eine Clientinstallation nötig. Dafür bietet diese dann annähernd den vollen Funktionsumfang wie die On-Premises Lösung an. Die Loslösung von der klassischen Ordnerstruktur geschieht hier mit "digitalen Magneten". Diese können von definierten Benutzern erstellt werden und ermöglichen das Zusammenfassen verschiedener Dokument nach unterschiedlichen Merkmalen. Die digitale Nachbildung von Geschäftsprozessen wird durch "digitale optische Stempel" ermöglicht.

Mehr Produktivität im Büroalltag

Obwohl die Verbreitung langsamer voranschreitet als erwartet, gibt es bereits eine breite Palette an Angeboten von DMS/ECM-Systemen als Cloud-Variante. Das Angebotsspektrum entwickelt sich stetig, weswegen es sich für Interessierte lohnt, vor der endgültigen Entscheidung einen Blick hinter die Kulissen der verschiedenen Systeme zu werfen und zu vergleichen.

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