Cloud DMS im Vergleich | Testergebnisse im Überblick

Cloud DMS Lösungen:

5 Produkte im Vergleich

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Cloud Computing hat die Arbeitsweise in Bezug auf Dokumentenablage revolutioniert. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen bei der Digitalisierung, Archivierung, Automatisierung und Kategorisierung und senken zudem die Kosten eines Unternehmens in vielerlei Hinsicht.

Dokumente werden nicht mehr in Papierform, sondern hauptsächlich digital abgelegt und erfüllen zudem auch noch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

5 Cloud DMS Lösungen - 1 Monat - Vergleich und Testergebnisse im Überblick

  • eCOUNT DMS

    foxdox

    DocuWare

    Fabasoft Cloud

    Amagno

  • Testzugang

    Online
    30 Tage
    Voller Funktionsumfang

    Online
    unbeschränkt
    Eingeschränkter Funktionsumfang

    Online
    30 Tage
    Voller Funktionsumfang

    Online
    14 Tage
    Eingeschränkter Funktionsumfang

    Online
    30 Tage
    Voller Funktionsumfang

  • Installation

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

    Clientsoftware muss installiert werden

  • Dokumentation

    Online Tutorials
    Download Handbuch

    Online Tutorials

    Onlinehilfe
    Online Tutorials

    Onlinehilfe

    Online Tutorials
    Download Handbuch

  • Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import

    Importdialog 
    Ja
    Ja, durch Zusatz-App
    Ja, durch Zusatz-App

    Importdialog
    Ja
    Nein
    Nein

    Importdialog
    Ja
    Ja, durch Zusatz-App
    Ja, durch Zusatz-App

    Importdialog
    Ja, mit Webclient
    Nein
    Nein

    Importdialog
    Ja
    Ja, da kein Onlineclient
    Ja, da kein Onlineclient

  • Ordnerstruktur

    Automatische Ordnerbildung

    Ordnerstruktur, anpassbar

    Ordnerstruktur, anpassbar

    Ordnerstruktur kann erstellt werden

    Ordnerstruktur, erweiterbar. 
    Zusammenführen durch "Magnete"

  • Dokumentarten

    Vorgegeben

    Vorgegeben

    Vorgegeben, erweiterbar

    Nicht angegeben

    Vorgegeben, erweiterbar

  • Workflow Abbildung Geschäftsprozesse

    Vorgegebener Workflow, anpassbar

    Vorgegebener Workflow

    Workflow Manager

    Ab Enterprise-Version verfügbar, änderbar

    Vorhanden, änderbar mit digitalem Stempel und Magneten

  • Versionierung

    Ja

    Ja

    Ja

    Ja

    Versionierung & Versionsvergleich

  • Texterkennung

    Vorhanden

    Vorhanden

    Vorhanden

    Nicht angegeben

    Vorhanden

  • Speicherort der Daten

    Rechenzentrum in AT
    Eigene IT möglich

    Rechenzentrum in DE
    Eigene IT möglich

    Rechenzentrum in DE
    Eigene IT möglich

    Auswahl:
    Cloud AT, DE oder CH
    Eigene IT möglich

    Rechenzentrum in DE

  • Datenübertragung

    Verschlüsselt

    Verschlüsselt

    Verschlüsselt

    Verschlüsselt

    Verschlüsselt

  • Datenablage

    Optional erhältlich

    Verschlüsselt

    Verschlüsselt

    Optional erhältlich

    Verschlüsselt

  • Lizenzmodelle

    Finanz:

    25,00 €/M

    Pro Benutzer im Jahresabo

    Light: eingeschränkte Funktionalität. Ideal zum Ausprobieren

    0,00 €

    Business: Kernfunktionen für sicheres File-Sharing

    10,00 €/M

    DMS: rechtskonforme Dokumentenablage. Ideal für KMUs und Einzelunternehmer

    25,00 €/M

    Pro Benutzer im Jahresabo

    Flex: individuell Skalierbar

    Professional: mittelständische Unternehmen

    Enterprise: große Unternehmen

    Preis auf Anfrage

    Professional: kleine Unternehmen

    15 €/M

    Enterprise: mittel bis große Unternehmen

    25 €/M

    Superior: maßgeschneiderte Lösungen

    Preis auf Anfrage

    Business Cloud:

    Abhängig von der Anzahl der Benutzer schwankt der Lizenzpreis zwischen € 59.- und € 29.-
    Eine Mindestabnahme liegt bei 3 Lizenzen mit einer Laufzeit von 12 Monaten.

eCOUNT DMS

Funktionen
  • Testzugang

    Online
    30 Tage
    Voller Funktionsumfang

  • Installation

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

  • Dokumentation

    Online Tutorials
    Download Handbuch

  • Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import

    Importdialog 
    Ja
    Ja, durch Zusatz-App
    Ja, durch Zusatz-App

  • Ordnerstruktur

    Automatische Ordnerbildung

  • Dokumentarten

    Vorgegeben

  • Workflow Abbildung Geschäftsprozesse

    Vorgegebener Workflow, anpassbar

  • Versionierung

    Ja

  • Texterkennung

    Vorhanden

  • Speicherort der Daten

    Rechenzentrum in AT
    Eigene IT möglich

  • Datenübertragung

    Verschlüsselt

  • Datenablage

    Optional erhältlich

  • Lizenzmodelle

    Finanz:

    25,00 €/M

    Pro Benutzer im Jahresabo

  • Produkt-URL

    eCOUNT DMS

foxdox

Funktionen
  • Testzugang

    Online
    unbeschränkt
    Eingeschränkter Funktionsumfang

  • Installation

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

  • Dokumentation

    Online Tutorials

  • Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import

    Importdialog
    Ja
    Nein
    Nein

  • Ordnerstruktur

    Ordnerstruktur, anpassbar

  • Dokumentarten

    Vorgegeben

  • Workflow Abbildung Geschäftsprozesse

    Vorgegebener Workflow

  • Versionierung

    Ja

  • Texterkennung

    Vorhanden

  • Speicherort der Daten

    Rechenzentrum in DE
    Eigene IT möglich

  • Datenübertragung

    Verschlüsselt

  • Datenablage

    Verschlüsselt

  • Lizenzmodelle

    Light: eingeschränkte Funktionalität. Ideal zum Ausprobieren

    0,00 €

    Business: Kernfunktionen für sicheres File-Sharing

    10,00 €/M

    DMS: rechtskonforme Dokumentenablage. Ideal für KMUs und Einzelunternehmer

    25,00 €/M

    Pro Benutzer im Jahresabo

  • Produkt-URL

    foxdox

DocuWare

Funktionen
  • Testzugang

    Online
    30 Tage
    Voller Funktionsumfang

  • Installation

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

  • Dokumentation

    Onlinehilfe
    Online Tutorials

  • Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import

    Importdialog
    Ja
    Ja, durch Zusatz-App
    Ja, durch Zusatz-App

  • Ordnerstruktur

    Ordnerstruktur, anpassbar

  • Dokumentarten

    Vorgegeben, erweiterbar

  • Workflow Abbildung Geschäftsprozesse

    Workflow Manager

  • Versionierung

    Ja

  • Texterkennung

    Vorhanden

  • Speicherort der Daten

    Rechenzentrum in DE
    Eigene IT möglich

  • Datenübertragung

    Verschlüsselt

  • Datenablage

    Verschlüsselt

  • Lizenzmodelle

    Flex: individuell Skalierbar

    Professional: mittelständische Unternehmen

    Enterprise: große Unternehmen

    Preis auf Anfrage

  • Produkt-URL

    DocuWare

Fabasoft Cloud

Funktionen
  • Testzugang

    Online
    14 Tage
    Eingeschränkter Funktionsumfang

  • Installation

    Keine Installation nötig, sofort verwendbar mit Standardbrowser

  • Dokumentation

    Onlinehilfe

  • Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import

    Importdialog
    Ja, mit Webclient
    Nein
    Nein

  • Ordnerstruktur

    Ordnerstruktur kann erstellt werden

  • Dokumentarten

    Nicht angegeben

  • Workflow Abbildung Geschäftsprozesse

    Ab Enterprise-Version verfügbar, änderbar

  • Versionierung

    Ja

  • Texterkennung

    Nicht angegeben

  • Speicherort der Daten

    Auswahl:
    Cloud AT, DE oder CH
    Eigene IT möglich

  • Datenübertragung

    Verschlüsselt

  • Datenablage

    Optional erhältlich

  • Lizenzmodelle

    Professional: kleine Unternehmen

    15 €/M

    Enterprise: mittel bis große Unternehmen

    25 €/M

    Superior: maßgeschneiderte Lösungen

    Preis auf Anfrage

  • Produkt-URL

    Fabasoft Cloud

Amagno

Funktionen
  • Testzugang

    Online
    30 Tage
    Voller Funktionsumfang

  • Installation

    Clientsoftware muss installiert werden

  • Dokumentation

    Online Tutorials
    Download Handbuch

  • Upload Drag & Drop Scannen E-Mail Import

    Importdialog
    Ja
    Ja, da kein Onlineclient
    Ja, da kein Onlineclient

  • Ordnerstruktur

    Ordnerstruktur, erweiterbar. 
    Zusammenführen durch "Magnete"

  • Dokumentarten

    Vorgegeben, erweiterbar

  • Workflow Abbildung Geschäftsprozesse

    Vorhanden, änderbar mit digitalem Stempel und Magneten

  • Versionierung

    Versionierung & Versionsvergleich

  • Texterkennung

    Vorhanden

  • Speicherort der Daten

    Rechenzentrum in DE

  • Datenübertragung

    Verschlüsselt

  • Datenablage

    Verschlüsselt

  • Lizenzmodelle

    Business Cloud:

    Abhängig von der Anzahl der Benutzer schwankt der Lizenzpreis zwischen € 59.- und € 29.-
    Eine Mindestabnahme liegt bei 3 Lizenzen mit einer Laufzeit von 12 Monaten.

  • Produkt-URL

    Amagno

Bitte beachten Sie, dass sich Preise und Inhalte der verschiedenen Modelle jederzeit ändern können. Unser Vergleich bezieht sich auf die Daten mit Stand April 2017.



Resümee zum Vergleich

eCOUNT Dokumentenverwaltung

Das Produkt eCOUNT Dokumentenverwaltung wurde von der COUNT IT Group gemeinsam mit d.velop entwickelt. Besonders sticht hier die automatische Aktenbildung und die Vielzahl an bestehenden Geschäftsprozessen hervor. Der Anwender braucht sich keinerlei Gedanken mehr über bestehende Ordnerstrukturen zu machen. eCOUNT Dokumentenverwaltung löst sich vollends von der vom Benutzer zu verwaltenden strukturierten Ablage. Dies geschieht ganz im Hintergrund. Noch nicht durch den Standard abgedeckte Geschäftsfälle bzw. Betriebsprozesse können ganz nach Kundenwunsch nachgebildet werden.  Der Testzugang enthält den vollen Funktionsumfang, wodurch sich der Interessierte einen realen Gesamtüberblick über das System verschaffen kann.

Der Standort in Hagenberg weist sich als besonders nützlich für die Bedienung des oberösterreichischen Marktes, im speziellen dem Mühlviertler Raum wie auch den Zentralraum.

foxdox

Foxdox konzentriert sich mit den beiden Geschäftsmodellen zum einen auf File-Sharing an sich, zum Anderen auf Dokumentenmanagement für Klein u. Mittelunternehmer ebenso wie auf Einzelunternehmer.

Leider steht bei Foxdox mit einem Testzugang nur eine eingeschränkte Funktionalität zur Verfügung, bei einer vollwertigen Lizenz kann aber davon ausgegangen werden dass alle relevanten Aktionen ausgeführt werden können. Foxdox bietet hier eine strukturierte Ablage nach Ordnern, die über die Weboberfläche geändert werden kann, auch eine Klassifizierung nach vorgegebenen Dokumentenarten und vorgegebenen Eigenschaften.

DocuWare

Der Webclient bietet bereits im Standard eine komfortable und funktionsreiche Oberfläche für den Benutzer. Besonders positiv sticht hier das One-Klick-Indexing heraus, bei dem noch nicht befüllte Indexfelder nach der Texterkennung manuell auf einfache Weise nachbefüllt werden können. Dazu braucht nur mehr auf das gewünschte Wort geklickt und nichts mehr getippt werden. Weiters können, bequem über die Oberfläche, bei Bedarf Desktop Apps auf dem gerade verwendeten Gerät installiert werden. Der Workflow Manager ist sehr intuitiv gestaltet und kann ganz einfach auch von Benutzern (fast) ohne Programmierkenntnisse bedient werden. Somit können schnell fehlende Geschäftsprozesse durch neue Workflows abgebildet werden. Die Benutzerverwaltung kann ebenso über eine Website gewartet werden, so wie viele andere Einstellungen auch.

Fabasoft Cloud

Die FabaSoft Cloud deckt mit ihren Geschäftsmodellen die Ansprüche von kleinen bis großen Unternehmen ab. Die Professional Version kann kostenlos für 14 Tage getestet werden, enthält aber leider nicht den vollständigen Funktionsumfang. So gibt es hier ab der Enterprise Version den Workflow für die Abbildung verschiedener Geschäftsprozesse. Die Cloud setzt zudem stark auf die Zusammenarbeit und Austausch von Dokumenten zwischen Geschäftspartnern mit Hilfe von sogenannten "Öffentlichen Links".

Amagno

Für die Amagno Cloud ist eine Clientinstallation nötig. Dafür bietet diese dann annähernd den vollen Funktionsumfang wie die On-Premises Lösung an. Die Loslösung von der klassischen Ordnerstruktur geschieht hier mit "digitalen Magneten". Diese können von definierten Benutzern erstellt werden und ermöglichen das Zusammenfassen verschiedener Dokument nach unterschiedlichen Merkmalen. Die digitale Nachbildung von Geschäftsprozessen wird durch "digitale optische Stempel" ermöglicht.

Mehr Produktivität im Büroalltag

Obwohl die Verbreitung langsamer voranschreitet als erwartet, gibt es bereits eine breite Palette an Angeboten von DMS/ECM-Systemen als Cloud-Variante. Das Angebotsspektrum entwickelt sich stetig, weswegen es sich für Interessierte lohnt, vor der endgültigen Entscheidung einen Blick hinter die Kulissen der verschiedenen Systeme zu werfen und zu vergleichen.