Rund um das Thema
Registrierkassenpflicht
& sicherheitstechnische
Anforderungen

Was versteht man unter Belegerteilungspflicht?

Für jeden Unternehmer besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

1. Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
2. fortlaufende Nummer
3. Tag der Belegausstellung
4. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
5. Betrag der Barzahlung
6. bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 4/2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code). Mehr dazu weiter unten!

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

Ausnahmen / Erleichterungen von der Beleg- bzw. Registrierkassenpflicht:

Für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten werden Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und/oder der Belegerteilungsverpflichtung zugelassen. Diese sind:

1. für Umsätze im Freien bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,-- (vor der Gesetzesänderung im Juli 2016 bezog sich die € 30.000,-- Grenze auf den Gesamtbetrieb!), die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung) ist keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso
2. für Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten mit Umsätzen unter € 30.000,-- im Jahr
3. für Buschenschanken iSd § 2 Abs.1 Z5 GewO, die weniger als € 30.000,-- Umsatz im Jahr und weniger als 14 Tage im Jahr geöffnet haben,
4. für Kantinen von gemeinnützigen Vereinen, die weniger als € 30.000,-- Umsatz im Jahr und weniger als 52 Tage im Jahr geöffnet haben,
5. für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.B. Vereinsfeste) unter gewissen Bedingungen und
6. für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten
7. Onlineshops
8. geschlossenen Systemen

Hier finden Sie detaillierte Erläuterungen zur Registrierkassenpflicht.

Sicherheitstechnische Anforderungen zur Belegerteilungspflicht

Wie schon erwähnt, geht es hier um die Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung, welche ab April 2017 verpflichtend ist.

Um Manipulation zu verhindern und Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen zu bekämpfen, sind eine kryptographische Signatur jedes Barumsatzes und die Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen vorgeschrieben. Der Kunde sieht auf dem Beleg einen QR-Code (QR steht für Quick Response) bzw. einen entsprechenden Link, hinter dem sich die individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers, mit welcher die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge verkettet werden, verbirgt. Der Kunde erkennt also am QR-Code, dass die Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist. Wird die chronologische Verkettung der Barumsätze unterbrochen, so ist dies nachvollziehbar und somit auch eine etwaige dahinterstehende Manipulation.

Für den Unternehmer sind zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in seiner Registrierkasse grundsätzlich folgende Schritte notwendig:

1. Beschaffung der Signaturkarte bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust oder Global Trust),
2. Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse,
3. Erstellung des Startbelegs,
4. Registrierung der beschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse über FinanzOnline und
5. Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App „BMF Belegcheck”. Die App muss vor der ersten Verwendung durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung (der Registrierkasse) freigeschaltet werden.

Die Initialisierung der Registrierkasse erfolgt zumeist über ein Softwareupdate, im Zuge dessen auch die Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte hergestellt wird. Da bei der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse alle in der Registrierkasse gespeicherten Aufzeichnungen gelöscht werden, müssen zuvor aufgezeichnete Geschäftsfälle gesondert abgespeichert werden.

Da nur eine funktionierende Registrierkasse als Manipulationsschutz dient, müssen bei technischem bzw. faktischem Ausfall (z.B. durch Diebstahl) der Registrierkasse Maßnahmen ergriffen werden bzw. Meldungen an die Finanz erfolgen. Grundsätzlich gilt hier, dass bei einem 48 Stunden übersteigenden Ausfall der Signaturkarte Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme (der Signaturkarte bzw. der Registrierkasse) binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden müssen.

Die mit der Umrüstung auf das Sicherheitssystem verbundenen Kosten werden laut Info des BMF für eine „einfache“ Registrierkasse auf voraussichtlich 400,- bis 1.000,- EUR geschätzt, wobei Registrierkassen basierend auf Smartphone- und Cloudlösung günstiger sein können. Neben einer Prämie von 200,- EUR für Anschaffung/Umrüstung sind auch die Anschaffungskosten als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig.