Registrierkassenpflicht

Rund um das Thema Registrierkassenpflicht
und sicherheitstechnische Anforderungen

Seit 2016 gilt bekanntlich die Registrierkassenpflicht. Welche Voraussetzungen zur Kassenpflicht gegeben sein müssen, haben wir als eCOUNT Service für Sie recherchiert:

Umsatzgrenze: Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht bei einem Jahresumsatz über 15.000,- EUR und Barumsätzen über 7.500,- EUR. Als Registrierkasse dienen auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht eintritt. Ab 1. April 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein. Dazu weiter unten mehr!

Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte vor Ort sowie anderen vergleichbaren Zahlungsformen (z.B. Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick) beglichen wird.

Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind als Barzahlungen zu sehen und zählen zur Umsatzgrenze.

Auch Kleinunternehmer müssen eine Kassa haben.

Jeder Unternehmer mit betrieblichen Einkünften, der die Umsatzgrenzen übersteigt (15.000,- EUR Gesamtumsatz und davon mehr als 7.500,- EUR Barumsätze) muss ein Kassensystem in Verwendung haben. Etwaige Umsatzsteuerbefreiungen sind für die Kassen- und Belegerteilungspflicht nicht relevant. Die Umsatzgrenzen sind Nettogrenzen!

Kassenpflicht besteht ab dem erstmaligen Überschreiten der Umsatzgrenzen.

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.

Für Barumsätze im Ausland (z.B. österr. Unternehmer verkauft bei einer Buchmesse in Deutschland Bücher gegen Barzahlung) besteht keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach der BAO (Bundesabgabenordnung).

Ausländische Unternehmer hingegen unterliegen mit ihren österreichischen Barumsätzen der Registrierkassen- und Belegerteilungsverpflichtung.

Was versteht man unter Belegerteilungspflicht?

Für jeden Unternehmer besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

  • Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung
  • bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung (verpflichtend ab 4/2017) müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code). Mehr dazu weiter unten!

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

Ausnahmen / Erleichterungen von der Beleg- bzw. Registrierkassenpflicht:

Für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten werden Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und/oder der Belegerteilungsverpflichtung zugelassen. Diese sind:

  • für Umsätze im Freien bis zu einem Jahresumsatz von € 30.000,-- (vor der Gesetzesänderung im Juli 2016 bezog sich die € 30.000,-- Grenze auf den Gesamtbetrieb!), die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung) ist keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso
  • für Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten mit Umsätzen unter € 30.000,-- im Jahr
  • für Buschenschanken iSd § 2 Abs.1 Z5 GewO, die weniger als € 30.000,-- Umsatz im Jahr und weniger als 14 Tage im Jahr geöffnet haben,
  • für Kantinen von gemeinnützigen Vereinen, die weniger als € 30.000,-- Umsatz im Jahr und weniger als 52 Tage im Jahr geöffnet haben,
  • für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.B. Vereinsfeste) unter gewissen Bedingungen und
  • für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten
  • Onlineshops
  • geschlossenen Systemen

Hier finden Sie detaillierte Erläuterungen zur Registrierkassenpflicht.

Sicherheitstechnische Anforderungen zur Belegerteilungspflicht

Wie schon erwähnt, geht es hier um die Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung, welche ab April 2017 verpflichtend ist.

Um Manipulation zu verhindern und Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen zu bekämpfen, sind eine kryptographische Signatur jedes Barumsatzes und die Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen vorgeschrieben. Der Kunde sieht auf dem Beleg einen QR-Code (QR steht für Quick Response) bzw. einen entsprechenden Link, hinter dem sich die individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers, mit welcher die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge verkettet werden, verbirgt. Der Kunde erkennt also am QR-Code, dass die Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist. Wird die chronologische Verkettung der Barumsätze unterbrochen, so ist dies nachvollziehbar und somit auch eine etwaige dahinterstehende Manipulation.

Für den Unternehmer sind zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in seiner Registrierkasse grundsätzlich folgende Schritte notwendig:

  • Beschaffung der Signaturkarte bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust oder Global Trust),
  • Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse,
  • Erstellung des Startbelegs,
  • Registrierung der beschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse über FinanzOnline und
  • Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App „BMF Belegcheck”. Die App muss vor der ersten Verwendung durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung (der Registrierkasse) freigeschaltet werden.

Die Initialisierung der Registrierkasse erfolgt zumeist über ein Softwareupdate, im Zuge dessen auch die Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte hergestellt wird. Da bei der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse alle in der Registrierkasse gespeicherten Aufzeichnungen gelöscht werden, müssen zuvor aufgezeichnete Geschäftsfälle gesondert abgespeichert werden.

Da nur eine funktionierende Registrierkasse als Manipulationsschutz dient, müssen bei technischem bzw. faktischem Ausfall (z.B. durch Diebstahl) der Registrierkasse Maßnahmen ergriffen werden bzw. Meldungen an die Finanz erfolgen. Grundsätzlich gilt hier, dass bei einem 48 Stunden übersteigenden Ausfall der Signaturkarte Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme (der Signaturkarte bzw. der Registrierkasse) binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden müssen.

Die mit der Umrüstung auf das Sicherheitssystem verbundenen Kosten werden laut Info des BMF für eine „einfache“ Registrierkasse auf voraussichtlich 400,- bis 1.000,- EUR geschätzt, wobei Registrierkassen basierend auf Smartphone- und Cloudlösung günstiger sein können. Neben einer Prämie von 200,- EUR für Anschaffung/Umrüstung sind auch die Anschaffungskosten als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig.