Videotutorial → Ablage in der DMS Cloud

Das Tutorial-Video
"eCOUNT Dokumentenverwaltung - Einfache Dokumentenablage" zum Nachlesen

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Herzlich willkommen bei eCOUNT Dokumentenverwaltung!

In diesem Lernvideo zeigen wir Ihnen, wie Sie Dokumente ganz einfach im Archiv ablegen können.

 Klicken Sie auf der Startseite von eCOUNT auf den Button „Ablage“ – das Ablagefenster öffnet sich nach rechts.

Über den Punkt „Durchsuchen“ können Sie nun ein Dokument aus dem Filesystem suchen – ein entsprechendes Explorerfenster öffnet sich und Sie können das zu archivierende Dokument auswählen und mit „Öffnen“ bestätigen. Jetzt wählen Sie noch die passende Dokumentenart, also Kategorie, aus – z.B. Schriftverkehr – befüllen die Eigenschaften und klicken auf „Speichern“. Das Dokument wird umgehend im Cloud-Archiv abgelegt.

Wenn Sie das soeben abgelegte Dokument wieder suchen wollen, dann wechseln Sie auf die Kachel „Suche“ und geben im Volltextfenster einen Begriff aus dem Dokument ein. In der Trefferliste erscheint das abgelegte Dokument – gefunden über den Index als auch den Volltext im Dokument.

Wollen Sie ein Dokument direkt in einen Akt ablegen, z.B. einen Lieferantenakt – dann gehen Sie zunächst über die Kachel „Suche“ und suchen nach Ihrem gewünschten Akt – in unserem Fall der Akt zu unserem Lieferanten Mustermann. Ziehen Sie das gewünschte Dokument per Drag & Drop auf diesen Akt. Wenn Sie „Automatisch Speichern“ auswählen, dann wir das Dokument als Schriftverkehr abgelegt. Sollten Sie das nicht wünschen, dann müssen Sie „Manuell Speichern“ auswählen und können dann selbst die Kategorie festlegen. Klicken Sie auf „Schließen“, das Dokument wurde erfolgreich abgelegt – direkt in Ihren Lieferantenakt. Und ist jederzeit auch über die Volltextsuche wieder auffindbar!

Sie haben gesehen: es gibt verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenablage in eCOUNT. Darüber hinaus gibt es für Dokumente, die einen automatischen Prozess durchlaufen eine eigene Funktion, die „Schnellablage“. Diese werden wir Ihnen in einem weiteren Lernvideo erläutern. Auch die mobile Ablage von Tablets oder Smartphones wird an anderer Stelle erklärt.

 

Viel Erfolg wünscht Ihr Team von eCOUNT!


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